Elaboración de Actas
Con la finalidad de facilitar la elaboración de las actas de las entidades, a continuación se mencionan los requisitos legales que deben observarse:
- Nombre completo de la entidad sin ánimo de lucro.
- Nombre del órgano social que se reúne, por ejemplo, asamblea de asociados, junta directiva, consejo de administración.
- Domicilio (ciudad), lugar y fecha de la reunión.
- Convocatoria
- Forma en que se realizó la convocatoria a la reunión.
¿Quién debe convocar?
- La persona u órgano que realizó la convocatoria, según lo previsto en los estatutos, por ejemplo, el representante legal, la junta directiva.
¿Cómo se debe realizar la convocatoria?
- A través del medio previsto en los estatutos para notificar o citar a los asociados, por ejemplo aviso de cartelera en las oficinas de la entidad, publicación en un diario de circulación en el domicilio principal, comunicaciones escritas a cada asociado.
¿Con qué antelación se debe llevar a cabo la convocatoria?
- La antelación es el período de tiempo previo a la reunión en el que se debe hacer la convocatoria. Por lo anterior en el acta se debe informar con cuántos días hábiles o comunes, de anticipación se citó a la reunión, o la fecha en que se realizó la citación.
- Para realizar el conteo de los días, debe tener en presente que no se cuenta el día de la convocatoria ni el día de la reunión.
QUORUM
- Si se trata de actas de asambleas, indique el número total de asociados hábiles convocados, y el número total de asociados hábiles (presentes y representados), o delegados que asistieron, o el porcentaje de asociados o delegados hábiles que asistieron.
- Si se trata de actas de juntas directivas o consejos de administración, indique el nombre completo de los miembros presentes.
- Tenga en cuenta que los miembros de la junta directiva o del consejo de administración que se reúnen deben estar previamente inscritos en la Cámara de Comercio.
- No obstante, para el registro en la cámara de comercio, es suficiente indicar en el acta que se dio cumplimiento a la ley y a los estatutos en cuanto a convocatoria y quórum.
DECISIONES
- Indique con cuántos votos se aprobó cada una de las decisiones tomadas en la reunión, especialmente las relativas a reformas estatutarias y nombramientos, Por ejemplo: se aprobó por el 70% de los presentes, por 30 votos a favor, 10 en blanco y 7 en contra, o en caso de unanimidad, expréselo así en el acta.
- Si la decisión consiste en una reforma estatutaria, transcriba el texto de las cláusulas modificadas, tal como van a quedar.
